Jak prawnik może pomóc firmie ograniczyć ryzyko związane z niewypłacalnym kontrahentem

Najdroższy moment na telefon do prawnika zaczyna się zwykle wtedy, gdy kontrahent przestaje odbierać telefony, a na biurku leżą już trzy niezapłacone faktury. Wtedy można jeszcze skutecznie dochodzić należności, ale pole manewru jest znacznie mniejsze. Wyrok na 200 tys. zł niewiele daje, jeśli dłużnik nie ma majątku, rachunki są zajęte, a wcześniej zdążył otworzyć postępowanie restrukturyzacyjne.

Dlatego prawnik powinien pojawić się przed udzieleniem kontrahentowi kredytu kupieckiego, a nie dopiero przed pozwem. Jego zadaniem jest sprawdzenie, komu firma faktycznie daje odroczony termin płatności, ustawienie zabezpieczeń proporcjonalnych do wartości transakcji oraz stworzenie procedury, która zatrzyma dalszą sprzedaż, zanim zaległość urośnie do poziomu zagrażającego płynności wierzyciela.

Nie da się zagwarantować, że kontrahent za pół roku pozostanie wypłacalny. Da się natomiast ograniczyć kwotę, która w razie jego problemów pozostanie niezabezpieczonym długiem.

Sam KRS nie wystarczy. Trzeba sprawdzić, skąd kontrahent ma zapłacić

Pierwszy etap pracy prawnika nie polega na pobraniu wydruku z KRS i stwierdzeniu, że spółka „istnieje”. To zbyt mało. Firma może działać od dziesięciu lat, mieć aktywny numer NIP i jednocześnie nie regulować zobowiązań wobec kilku wierzycieli.

Weryfikację warto prowadzić warstwowo.

KRS albo CEIDG odpowiadają przede wszystkim na pytania formalne: czy przedsiębiorca nadal prowadzi działalność, kto może reprezentować spółkę, czy trwa likwidacja, czy zmienił się zarząd, siedziba albo sposób reprezentacji. Prawnik powinien przy okazji sprawdzić, czy osoba podpisująca umowę rzeczywiście może zaciągnąć zobowiązanie bez dodatkowego członka zarządu, prokurenta albo pełnomocnictwa.

Drugi krok to Krajowy Rejestr Zadłużonych. KRZ jest jawny i pozwala sprawdzić m.in. postępowania restrukturyzacyjne, upadłościowe oraz przypadki egzekucji umorzonych z powodu bezskuteczności. Tego źródła nie należy jednak czytać mechanicznie. Sam historyczny wpis nie musi przekreślać współpracy, podobnie jak brak wpisu nie potwierdza dobrej kondycji finansowej.

Znacznie więcej mówi zestawienie KRZ z dokumentami finansowymi. W przypadku spółek wpisanych do KRS można bezpłatnie korzystać z Repozytorium Dokumentów Finansowych i analizować m.in.:

• bilans,

• rachunek zysków i strat,

• rachunek przepływów pieniężnych, jeżeli jednostka go sporządza,

• informacje dodatkowe,

• sprawozdanie z badania i uwagi biegłego rewidenta, jeśli badanie było wymagane.

Najbardziej niepokojący nie jest pojedynczy słaby wskaźnik, lecz ich kombinacja. Ujemny kapitał własny, powtarzające się straty, pogarszające się przepływy operacyjne, szybko rosnące zobowiązania krótkoterminowe i brak terminowego składania sprawozdań powinny spowodować co najmniej obniżenie limitu kupieckiego.

Trzeba też uważać na ograniczenie tej analizy: roczne sprawozdanie finansowe pokazuje sytuację historyczną. We wrześniu 2026 r. najnowsze zatwierdzone dane wielu spółek będą opisywały przede wszystkim stan na koniec 2025 r. Firma mogła od tego czasu stracić dużego klienta, finansowanie bankowe albo płynność.

Przy większej ekspozycji prawnik może więc rekomendować zażądanie od kontrahenta dodatkowych danych, np. aktualnego zestawienia należności i zobowiązań, informacji o finansowaniu bankowym albo śródrocznych danych zarządczych. Odmowa ich przekazania nie oznacza automatycznie problemów, ale przy zamówieniu wartym kilkaset tysięcy złotych jest informacją, której nie należy ignorować.

Przed płatnością w drugą stronę trzeba dodatkowo sprawdzić Wykaz podatników VAT, czyli białą listę. Przy transakcjach przekraczających 15 tys. zł płatność na rachunek spoza wykazu może rodzić skutki podatkowe. Jeżeli przelew został już wykonany na niewłaściwy rachunek, aktualny termin na złożenie zawiadomienia ZAW-NR wynosi 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

W handlu unijnym dochodzi jeszcze weryfikacja VAT UE w systemie VIES oraz sprawdzenie podmiotu w rejestrze państwa, w którym jest zarejestrowany.

Najważniejsza decyzja po takim badaniu powinna brzmieć nie „współpracujemy albo nie”, lecz: na jakich warunkach współpracujemy i jak dużą niezabezpieczoną kwotę jesteśmy gotowi pozostawić u tego kontrahenta.

Jeżeli pojawiają się sygnały ostrzegawcze, prawnik może zaproponować zmianę modelu z 60-dniowego kredytu kupieckiego na przedpłatę, płatność częściową przed dostawą, krótszy termin albo dodatkowe zabezpieczenie. To zwykle bardziej racjonalne niż całkowite odrzucenie wartościowego klienta.

Dobra umowa ma zatrzymać narastanie długu, a nie tylko ułatwić wygranie procesu

Największy błąd w umowach B2B polega na skupieniu się na tym, co stanie się po niewykonaniu kontraktu, zamiast na tym, jak szybko wierzyciel będzie mógł zatrzymać dalsze zwiększanie ekspozycji.

Jeżeli kontrahent ma już przeterminowane 80 tys. zł, a firma nadal dostarcza mu towary po 30 tys. zł tygodniowo, świetnie napisane wezwanie do zapłaty nie rozwiązuje głównego problemu. Dług rośnie szybciej, niż dział prawny jest w stanie go odzyskiwać.

Prawnik powinien więc zadbać przede wszystkim o mechanizm pozwalający:

• wstrzymać kolejne dostawy po przekroczeniu ustalonego limitu zadłużenia,

• skrócić lub odebrać limit kupiecki po wystąpieniu określonych zdarzeń,

• zażądać dodatkowego zabezpieczenia,

• uzależnić dalsze wykonywanie kontraktu od spłaty wcześniejszych faktur,

• rozliczać wzajemne wierzytelności przez potrącenie, jeżeli przepisy i konkretna sytuacja na to pozwalają,

• jednoznacznie określić termin wymagalności należności oraz sposób dokumentowania wykonania usługi lub dostawy.

Prawo ogranicza przy tym swobodę ustalania terminów płatności. W zwykłych transakcjach handlowych termin wskazany w umowie co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej i dłuższy termin nie będzie rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, małe albo średnie przedsiębiorstwo, termin nie może przekroczyć 60 dni.

Przy podmiotach publicznych limit wynosi zasadniczo 30 dni, natomiast dla publicznych podmiotów leczniczych może wynosić 60 dni.

Sama krótka płatność nie zabezpiecza jednak pieniędzy. Jeżeli wartość kontraktu jest istotna, trzeba dobrać zabezpieczenie.

Najprostsza jest przedpłata. Dla wierzyciela daje najwięcej bezpieczeństwa, lecz biznesowo bywa trudna do wynegocjowania. Im silniejszą pozycję ma kupujący, tym częściej będzie oczekiwał kredytu kupieckiego.

Przy większych kontraktach można sięgnąć po gwarancję bankową albo ubezpieczeniową. To zabezpieczenie znacznie mocniejsze niż samo oświadczenie kontrahenta, ale koszt gwarancji ponosi zwykle jedna ze stron, bank bada zdolność klienta, a warunki wypłaty muszą być napisane bardzo precyzyjnie.

Kolejnym rozwiązaniem jest poręczenie spółki dominującej, wspólnika albo innego podmiotu. Tu prawnik powinien sprawdzić nie tylko treść dokumentu, lecz także majątek poręczyciela. Poręczenie osoby, która sama nie ma istotnych aktywów, wygląda dobrze w umowie, ale niewiele zmienia w egzekucji.

Bardzo użyteczny bywa również akt notarialny z dobrowolnym poddaniem się egzekucji na podstawie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego. Odpowiednio przygotowany dokument pozwala ominąć klasyczny proces o zapłatę i po uzyskaniu klauzuli wykonalności szybciej przejść do egzekucji. Ma jednak poważne ograniczenie: art. 777 nie tworzy majątku. Jeśli dłużnik nie ma z czego zapłacić, nawet najszybszy tytuł egzekucyjny tego problemu nie rozwiąże.

Przy sprzedaży rzeczy ruchomych przydatne może być zastrzeżenie prawa własności towaru do czasu zapłaty ceny. Po wydaniu towaru kupującemu zastrzeżenie powinno zostać stwierdzone pismem, a żeby było skuteczne wobec wierzycieli kupującego, dokument powinien mieć datę pewną. W praktyce zabezpieczenie działa najlepiej przy rzeczach, które można zidentyfikować i odzyskać. Dużo gorzej sprawdza się w przypadku materiałów, które są szybko przetwarzane, montowane lub odsprzedawane.

Przy wysokich, długoterminowych ekspozycjach można rozważać również hipotekę, zastaw rejestrowy albo inne zabezpieczenie rzeczowe. Ich ustanowienie jest bardziej sformalizowane, ale właśnie one mogą zdecydować o tym, czy w razie niewypłacalności wierzyciel będzie jednym z wielu oczekujących na podział majątku, czy będzie dysponował zabezpieczeniem na konkretnym składniku.

Prawnik powinien też usuwać z umowy rozwiązania, które tylko wyglądają groźnie. Typowym przykładem jest próba wpisania kary umownej za sam brak terminowej zapłaty pieniędzy. Kara umowna służy zabezpieczaniu zobowiązań niepieniężnych. Przy spóźnionej zapłacie właściwymi instrumentami są przede wszystkim odsetki, ustawowa rekompensata za odzyskiwanie należności oraz odpowiednio przygotowane zabezpieczenia.

Po terminie płatności nie warto czekać na „poważny problem”

Polskie Prawo upadłościowe przewiduje domniemanie utraty zdolności do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych, gdy opóźnienia przekraczają trzy miesiące. W przypadku osób prawnych i określonych jednostek organizacyjnych dodatkową przesłanką niewypłacalności może być sytuacja, w której zobowiązania pieniężne przekraczają wartość majątku, a stan ten utrzymuje się przez ponad 24 miesiące.

Te trzy miesiące nie są jednak terminem, przez który wierzyciel powinien spokojnie czekać.

Jeżeli klient zawsze płacił po 14 dniach, a nagle jedna faktura ma 30 dni opóźnienia, kolejna 15 dni, księgowość kontrahenta przestaje odpowiadać i jednocześnie pojawiają się zmiany w zarządzie, firma powinna przejść z trybu „przypomnienie” do trybu kontrola ekspozycji.

W pierwszej kolejności prawnik powinien sprawdzić, czy wierzytelność jest procesowo przygotowana. Potrzebne są zwłaszcza:

• umowa lub zaakceptowane zamówienie,

• dowód wykonania usługi albo dostawy,

• protokół odbioru, WZ lub inny dokument potwierdzający świadczenie,

• faktura i prawidłowo określony termin płatności,

• korespondencja dotycząca reklamacji,

• potwierdzenie salda albo uznanie długu, jeśli zostało złożone,

• informacje o ewentualnych potrąceniach lub roszczeniach wzajemnych kontrahenta.

Dopiero później ma sens ocena, czy wystarczy wezwanie do zapłaty, czy trzeba zabezpieczać roszczenie, składać pozew albo reagować na restrukturyzację dłużnika.

Na tym etapie nie powinno się automatycznie kontynuować sprzedaży. Jeżeli współpraca ma trwać, nowa dostawa może zostać uzależniona od spłaty części zaległości, przedpłaty albo ustanowienia zabezpieczenia.

Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. ustawowe odsetki za opóźnienie w standardowych transakcjach handlowych wynoszą 13,75% rocznie. Jeżeli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, stawka wynosi 11,75% rocznie.

Przy zaległości 50 tys. zł każde 30 dni opóźnienia przy stawce 13,75% oznacza około 565 zł odsetek. Same odsetki rzadko zmuszą niewypłacalnego dłużnika do zapłaty, ale rezygnowanie z nich bez konkretnego ustępstwa po drugiej stronie jest zwykle niepotrzebnym prezentem.

Wierzyciel może również uzyskać ustawową rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona równowartość:

• 40 euro – gdy świadczenie pieniężne nie przekracza 5 tys. zł,

• 70 euro – gdy jest wyższe niż 5 tys. zł, ale niższe niż 50 tys. zł,

• 100 euro – gdy wynosi co najmniej 50 tys. zł.

Kwotę przelicza się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna.

Na późniejszym etapie przydatne może być sądowe zabezpieczenie roszczenia. Szczególne ułatwienie działa przy dochodzeniu zapłaty z transakcji handlowej, której wartość nie przekracza 75 tys. zł. Jeżeli należność pozostaje nieuregulowana przez co najmniej trzy miesiące od upływu terminu płatności, interes prawny w uzyskaniu zabezpieczenia uważa się za uprawdopodobniony. Nie oznacza to automatycznego zajęcia majątku w każdej sprawie, ale wyraźnie poprawia sytuację wierzyciela.

W tym właśnie momencie liczy się szybka analiza prawna, a nie kolejne identyczne monity. Marka proviskancelaria.pl wskazuje w swojej ofercie dla przedsiębiorców m.in. windykację płatności, opiniowanie umów, dochodzenie roszczeń oraz sprawy restrukturyzacyjne. Taki zakres obsługi dobrze pokazuje, dlaczego problemu z nierzetelnym kontrahentem nie powinno się dzielić sztucznie na „windykację” i „resztę prawa”. Ta sama umowa, która dziś ma zabezpieczać sprzedaż, jutro może być podstawą pozwu, a pojutrze trzeba będzie ocenić ją już w realiach restrukturyzacji dłużnika.

Przed skierowaniem sprawy do sądu trzeba policzyć również ekonomię procesu. Przy roszczeniach majątkowych przekraczających 20 tys. zł standardowa opłata od pozwu wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, obecnie maksymalnie 100 tys. zł. Przy pozwie o 100 tys. zł sama opłata sądowa to więc 5 tys. zł, nie licząc kosztów pełnomocnika, ewentualnych opinii biegłych i późniejszej egzekucji.

To kolejny powód, dla którego pozew przeciwko spółce pozbawionej majątku może być biznesowo gorszą decyzją niż szybkie zabezpieczenie, ugoda z realnym harmonogramem albo działania podjęte w odpowiednim postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Nie należy też automatycznie zakładać, że każda wierzytelność firmowa przedawnia się po trzech latach. Trzy lata to ogólny termin dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale istnieją przepisy szczególne. Przykładowo roszczenia sprzedawcy z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawniają się co do zasady po dwóch latach. Rodzaj umowy trzeba więc ustalić przed przyjęciem kalendarza windykacji.

FAQ: niewypłacalny kontrahent i ochrona firmy

Czy wpis w Krajowym Rejestrze Zadłużonych oznacza, że trzeba natychmiast zerwać współpracę?
Nie. Trzeba ustalić, czego dotyczy wpis, z jakiego okresu pochodzi i jakie postępowanie jest prowadzone. Aktualna restrukturyzacja albo upadłość wymaga jednak natychmiastowego sprawdzenia zasad dochodzenia wierzytelności i zwykle wyklucza dalsze udzielanie niezabezpieczonego kredytu kupieckiego bez ponownej oceny ryzyka.

Czy brak wpisu w KRZ oznacza, że kontrahent jest bezpieczny?
Nie. KRZ nie jest bieżącym bilansem firmy. Kontrahent może mieć poważne problemy z płynnością, mimo że żadne postępowanie nie zostało jeszcze wszczęte. Dlatego KRZ trzeba zestawiać z KRS, sprawozdaniami finansowymi, historią płatności i aktualnymi informacjami od samego kontrahenta.

Czy warto żądać od każdego kontrahenta aktu notarialnego z art. 777 KPC?
Nie. Przy drobnych, powtarzalnych transakcjach koszt i formalności mogą być nieproporcjonalne. Art. 777 jest szczególnie interesujący przy wyższej ekspozycji, długoterminowej umowie albo kontrahencie, któremu trzeba dać znaczny kredyt kupiecki. Nadal trzeba jednak sprawdzić, czy dłużnik posiada majątek.

Czy można naliczyć karę umowną za niezapłacenie faktury w terminie?
Nie należy konstruować kary umownej za samo niewykonanie zobowiązania pieniężnego. Przy opóźnieniu w płatności stosuje się przede wszystkim odsetki oraz przewidzianą prawem rekompensatę kosztów odzyskiwania należności.

Czy po 30 dniach opóźnienia trzeba już pozywać kontrahenta?
Nie zawsze. Trzeba jednak zdecydować, czy firma nadal zwiększa swoje ryzyko. Pierwszą reakcją może być wstrzymanie nowych dostaw, żądanie częściowej spłaty, zabezpieczenia albo podpisania ugody. Jeżeli kontrahent unika kontaktu, kwestionuje oczywisty dług albo pojawiają się informacje o innych wierzycielach, zwlekanie z działaniem staje się znacznie bardziej ryzykowne.

Czy otwarcie restrukturyzacji oznacza, że wierzyciel straci pieniądze?
Nie. Oznacza natomiast zmianę reguł gry. Trzeba sprawdzić rodzaj postępowania, dzień układowy, sposób ujęcia wierzytelności oraz ograniczenia dotyczące indywidualnego dochodzenia należności. Kontynuowanie standardowej windykacji bez sprawdzenia statusu postępowania może prowadzić do niepotrzebnych kosztów.

Jakie zabezpieczenie najlepiej chroni sprzedawcę?
Najmniejsze ryzyko daje otrzymanie pieniędzy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli przedpłata jest biznesowo niemożliwa, następne rozwiązanie trzeba dobrać do majątku i modelu działania kontrahenta. Gwarancja bankowa, zabezpieczenie rzeczowe, poręczenie wypłacalnego podmiotu i akt notarialny z art. 777 chronią przed innymi rodzajami ryzyka i nie są wzajemnie zamienne.

Od czego firma powinna zacząć, jeśli ma wielu kontrahentów z odroczonym terminem płatności?
Od wybrania dziesięciu największych niezabezpieczonych ekspozycji i sprawdzenia dla każdego z nich KRS lub CEIDG, KRZ, dokumentów finansowych oraz bieżącej historii płatności. Następnie trzeba wskazać kontrahentów, wobec których firma nadal zwiększa saldo mimo istniejących zaległości. Pierwszym błędem do usunięcia powinno być automatyczne wykonywanie kolejnych dostaw na kredyt kupiecki klientowi, który przestał terminowo płacić. Dopiero po zatrzymaniu wzrostu ekspozycji warto negocjować zabezpieczenie, harmonogram spłaty albo przygotowywać postępowanie sądowe.

[ Treść sponsorowana ]