Na czym polega poświadczenie podpisu przez notariusza i kiedy warto z niego skorzystać

Poświadczenie podpisu przez notariusza nie oznacza, że notariusz „zatwierdza” całą umowę albo bierze odpowiedzialność za prawdziwość zapisanych w niej informacji. Potwierdza coś znacznie bardziej konkretnego: że podpis pod dokumentem został złożony przez określoną osobę albo że osoba ta uznała wcześniej złożony podpis za własnoręczny. Ta różnica ma duże znaczenie. W praktyce poświadczenie podpisu stosuje się wtedy, gdy zwykła forma pisemna jest za słaba, ale przepisy albo strony nie wymagają jeszcze aktu notarialnego.

To jedna z krótszych czynności wykonywanych w kancelarii notarialnej, jednak nie należy traktować jej jak zwykłego „przybicia pieczątki”. Trzeba ustalić przede wszystkim, jakiej formy wymaga konkretna czynność prawna. Poświadczenie podpisu nie zastąpi aktu notarialnego tam, gdzie ustawa wprost wymaga tej mocniejszej formy.

Co dokładnie potwierdza notariusz i jak wygląda poświadczenie podpisu?

Podstawą jest Prawo o notariacie. Notariusz może poświadczyć własnoręczność podpisu, a sama procedura może przebiegać na dwa sposoby. Pierwszy jest najprostszy: osoba podpisuje dokument bezpośrednio w obecności notariusza. Drugi przydaje się wtedy, gdy dokument został już wcześniej podpisany — podpisujący stawia się w kancelarii i uznaje przed notariuszem istniejący podpis za własnoręczny.

Nie trzeba więc na wszelki wypadek drukować dokumentu ponownie tylko dlatego, że podpis został złożony wcześniej. Nie wolno natomiast wysłać do kancelarii samego dokumentu i oczekiwać, że notariusz potwierdzi podpis bez udziału osoby, której podpis dotyczy.

W praktyce należy przygotować:

• dokument, na którym ma znaleźć się poświadczenie,
• ważny dokument tożsamości, najczęściej dowód osobisty albo paszport,
• dane lub dokumenty dodatkowe, jeżeli charakter czynności wymaga sprawdzenia np. sposobu reprezentacji spółki,
• informację, do czego dokument będzie używany, zwłaszcza jeżeli ma trafić za granicę.

Notariusz ustala tożsamość osoby składającej podpis, a następnie umieszcza na dokumencie odpowiednią klauzulę poświadczeniową. Poświadczenie zawiera m.in. oznaczenie miejsca i daty dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć.

Najważniejsze ograniczenie jest proste: poświadczenie własnoręczności podpisu nie jest poświadczeniem prawdziwości treści dokumentu. Jeżeli w oświadczeniu wpisano np. nieprawdziwy stan rozliczeń pomiędzy stronami, sama pieczęć notarialna nie zmienia takiej informacji w fakt potwierdzony przez notariusza.

Z drugiej strony notariusz nie działa mechanicznie. Czynność notarialna nie może być sprzeczna z prawem, dlatego dokument może zostać przeanalizowany przed wykonaniem poświadczenia, a w określonych sytuacjach notariusz odmówi dokonania czynności. W praktyce problemy pojawiają się również przy dokumentach z niejasnymi poprawkami, pustymi polami albo zapisami sugerującymi inną czynność niż ta deklarowana przez klienta. Podpisywanie formularza z pustymi miejscami przed wizytą to zły pomysł — późniejsze uzupełnienie takiego dokumentu może prowadzić do poważnych sporów dowodowych.

Kiedy poświadczenie podpisu jest potrzebne, a kiedy akt notarialny?

Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym zajmuje miejsce pomiędzy zwykłym podpisaniem dokumentu a sporządzeniem aktu notarialnego. Nie można wybierać między tymi formami wyłącznie według ceny lub wygody. Najpierw trzeba sprawdzić, jakiej formy wymaga ustawa dla danej czynności.

Klasycznym przykładem jest zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Co do zasady umowa dotycząca zbycia udziału, jego części albo ułamkowej części udziału powinna być zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Samo podpisanie umowy przez sprzedającego i kupującego przy biurku nie zapewnia wtedy wymaganej formy.

Podobna forma pojawia się przy niektórych czynnościach dotyczących przedsiębiorstwa. Przy takich dokumentach forma nie jest dekoracją — jej niedochowanie może powodować daleko poważniejsze konsekwencje niż trudność w udowodnieniu, kto rzeczywiście podpisał dokument.

Trzeba natomiast szczególnie uważać przy nieruchomościach. Umowy sprzedaży mieszkania, domu lub działki nie załatwi się przez samo notarialne poświadczenie podpisów. Przeniesienie własności nieruchomości wymaga aktu notarialnego. Także pełnomocnictwo do dokonania czynności, dla której wymagana jest szczególna forma, powinno odpowiadać formie wymaganej dla tej czynności. Dlatego pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości wymaga co do zasady aktu notarialnego, a nie jedynie kartki z podpisem poświadczonym przez notariusza.

To jeden z częstszych błędów praktycznych: klient prosi o „potwierdzenie podpisu na pełnomocnictwie”, chociaż z treści dokumentu wynika, że pełnomocnik ma sprzedać nieruchomość. Problemem nie jest wtedy podpis. Problemem jest niewłaściwie wybrana forma całego pełnomocnictwa.

Poświadczenie własnoręczności podpisu ma również sens wtedy, gdy szczególnej formy nie narzuca ustawa, lecz stronom zależy na mocniejszym zabezpieczeniu dowodowym. Spór w rodzaju „to nie jest mój podpis” staje się znacznie trudniejszy, gdy podpis został złożony albo uznany przed notariuszem. Nie oznacza to jednak, że każdą prywatną umowę warto z tego powodu zanosić do kancelarii. Przy typowej umowie sprzedaży używanego telefonu za kilkaset złotych będzie to zwykle zbędny koszt i dodatkowa formalność.

Ile kosztuje poświadczenie podpisu i kiedy rzeczywiście warto za nie zapłacić?

Koszt tej czynności jest uregulowany przepisami o maksymalnych stawkach taksy notarialnej. Przy poświadczeniu własnoręczności podpisu na pełnomocnictwach i innych dokumentach maksymalna stawka taksy wynosi 20 zł za podpis. Przy podstawowej stawce VAT 23% daje to 24,60 zł brutto.

Inaczej liczy się wynagrodzenie, jeżeli dokument dotyczy przedmiotu oznaczonego sumą pieniężną. W takim przypadku maksymalna taksa za poświadczenie podpisu wynosi 1/10 maksymalnej stawki, która należałaby się za sporządzenie dokumentu w formie aktu notarialnego, jednak nie więcej niż 300 zł netto. Przy stawce maksymalnej 300 zł wraz z 23% VAT byłoby to 369 zł brutto.

To są stawki maksymalne, a nie obowiązkowy cennik narzucony każdej kancelarii. Przy kilku podpisach albo bardziej nietypowym dokumencie dobrze więc przed wizytą przesłać jego treść do kancelarii i zapytać zarówno o właściwą formę, jak i całkowity koszt czynności. Jak można dowiedzieć się również z informacji udostępnianych przez notariusz-olsztyn.pl, wcześniejsze ustalenie rodzaju czynności i potrzebnych dokumentów pozwala uniknąć sytuacji, w której klient przychodzi wyłącznie po poświadczenie podpisu, a z treści dokumentu wynika konieczność zastosowania innej formy notarialnej.

Samo poświadczenie jest zazwyczaj krótką czynnością. Jeżeli dokument jest gotowy, nie wymaga dodatkowej analizy, a tożsamość i umocowanie stron nie budzą wątpliwości, największą część wizyty zajmuje weryfikacja dokumentów, złożenie lub uznanie podpisu oraz sporządzenie klauzuli. Niedogodność pojawia się przy dokumentach przygotowanych bez konsultacji. Jedno nieprawidłowe sformułowanie potrafi zmienić ocenę wymaganej formy i zamiast kilkunastominutowej czynności trzeba przygotować nowy dokument.

Przed umówieniem wizyty najlepiej odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

• Czy przepisy wymagają podpisu notarialnie poświadczonego, czy aktu notarialnego?
• Czy dokument jest już ostatecznie przygotowany i nie zawiera pustych miejsc?
• Czy podpisujący działa we własnym imieniu, czy reprezentuje spółkę albo inną osobę?

Trzecia kwestia często opóźnia załatwienie sprawy. Jeżeli podpis składa członek zarządu, pełnomocnik lub prokurent, kancelaria może potrzebować możliwości zweryfikowania jego umocowania. Sam dowód osobisty potwierdza tożsamość, ale nie potwierdza prawa do działania w imieniu spółki albo innej osoby.

Osobna sytuacja to dokument przeznaczony do użycia za granicą. Samo poświadczenie notarialne może nie wystarczyć. W zależności od państwa i rodzaju dokumentu może być potrzebna apostille albo legalizacja, a czasem również tłumaczenie przysięgłe. Nie ma sensu wykonywać kolejnych poświadczeń „na zapas”. Najpierw trzeba sprawdzić wymagania instytucji, która dokument ma przyjąć.

Najbardziej opłaca się więc skorzystać z poświadczenia podpisu w trzech sytuacjach: gdy wymaga go przepis, gdy wymaga go bank, urząd, kontrahent lub inna instytucja albo gdy wartość i znaczenie dokumentu uzasadniają dodatkowe zabezpieczenie dowodowe. Przy prostych dokumentach, dla których wystarcza zwykła forma pisemna i nie istnieje realne ryzyko kwestionowania podpisu, wizyta u notariusza często niczego istotnego nie poprawia.

FAQ – poświadczenie podpisu przez notariusza

Czy dokument trzeba podpisać dopiero w kancelarii?
Nie. Można podpisać go wcześniej, ale wtedy przed notariuszem trzeba uznać znajdujący się na dokumencie podpis za własnoręczny.

Czy notariusz potwierdza, że treść dokumentu jest prawdziwa?
Nie. Poświadczenie własnoręczności podpisu dotyczy przede wszystkim osoby podpisującej i autentyczności jej podpisu. Nie jest urzędowym potwierdzeniem prawdziwości wszystkich informacji zapisanych w dokumencie.

Ile kosztuje zwykłe poświadczenie podpisu?
Maksymalna taksa na pełnomocnictwach i innych dokumentach wynosi 20 zł netto za podpis, czyli 24,60 zł brutto przy VAT 23%. Dla dokumentów, których przedmiot oznaczono sumą pieniężną, obowiązuje inny sposób kalkulacji — 1/10 odpowiedniej maksymalnej taksy za akt notarialny, maksymalnie 300 zł netto.

Czy można poświadczyć podpis na pełnomocnictwie do sprzedaży mieszkania?
Samo poświadczenie podpisu nie wystarczy. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości powinno mieć formę aktu notarialnego, ponieważ takiej formy wymaga sama umowa przenosząca własność nieruchomości.

Czy notariusz może odmówić poświadczenia podpisu?
Tak. Notariusz nie może dokonywać czynności notarialnej sprzecznej z prawem. Problem może powstać również wtedy, gdy nie da się prawidłowo ustalić tożsamości osoby albo pojawiają się istotne wątpliwości dotyczące dokumentu lub umocowania.

Czy poświadczenie podpisu można zrobić bez osobistej wizyty?
Nie w zwykłym trybie poświadczenia własnoręczności podpisu. Notariusz musi stwierdzić, że podpis został złożony w jego obecności albo że osoba podpisana na dokumencie uznała przed nim ten podpis za własny.

Czy poświadczenie notarialne wystarczy, gdy dokument ma być używany za granicą?
Nie zawsze. Państwo lub instytucja odbierająca dokument może wymagać dodatkowo apostille, legalizacji albo tłumaczenia przysięgłego. Te wymagania trzeba ustalić przed wizytą, bo zależą od kraju i rodzaju sprawy.

Przed pójściem do kancelarii najpierw sprawdź wymaganą formę prawną dokumentu. To ważniejsze niż cena i termin wizyty. Jeżeli dana czynność wymaga aktu notarialnego, samo poświadczenie podpisu nie naprawi błędu. Dopiero po potwierdzeniu, że wystarczy forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym, przygotuj ostateczną wersję dokumentu, usuń puste pola i ustal z kancelarią dokumenty potrzebne do weryfikacji tożsamości oraz ewentualnego umocowania.